Bureau du 29 Janvier

Réunion du Bureau de l'Association – 29 JANVIER 2008

Présents : Jip, Luc, Jean-Jacques, Gilles, Marie-H.
Excusés : Colette, Claude B., Claude V.

Ordre du jour : préparation du C.A. du 5 février 2008

TRESORERIE / COMPTABILITE
Problématique :
Nous n’avons pas d’argent et nous avons un salarié à payer.
La subvention de la Région n’arrivera qu’en juin.
Les 4 000€ attribués par la CCD ne suffiront pas à avancer les 6 mois de salaires et les frais courants.
Solutions :
Courrier à M. Queyranne, copie Mme Schlotter et M. Jouve pour demander une avance sur la subvention (mais n’arrivera de toute façon qu’en juin) à action Gilles – fait
Courrier à M. Geffray pour demander un versement rapide de la subvention. La CCD serait apparemment prête à nous verser dès maintenant les 3 prochaines années de subvention à action Gilles – en cours
Garder en tête la problématique d’après-juillet (hausse de la part charges salariales et fin des contrats de Gilles et Alain) qui nécessiterait de trouver 2 000€ de plus. Nécessité de réfléchir à cette question le plus tôt possible.
Demande d’une avance à l’ESCDD sur la base des frais courants et de l’intervention d’Alain à action Qui ?
Répartition des tâches de trésorerie / compta :
- préparation du budget, contrôle budgétaire et des financements : MHR (appui GR si besoin)
- saisie comptable : MHR (appui GR si besoin)
- relation aux financeurs : membre(s) du bureau + MHR
Offre de l’ESCDD
Proposition d’accompagnement.
On accepte l’aide de démarrage sur diagnostic et création d’outils. Ensuite la demande se fera ponctuellement en fonction des besoins identifiés (ex. établissement du compte de résultat et du bilan en fin d’année)
MHR à voir avec Alain ou Damien à quelle date on recevra leur proposition chiffrée.
Accompagnement animation de réunion : la capacité d’animation, comme outil d’accompagnement, va être trouvée de plus en plus auprès des membres du CLD eux-mêmes (Jip débute l’animation avec Alain lors du CA du 5/02)
Règlement intérieur
Suite évocation du cas des frais de déplacement (règle à établir dans les 3 mois suite diagnostic de Gilles auprès des membres du CLD), MHR réfléchit, avec 2 ou 3 personnes du bureau, à ce qui devra figurer / être rajouté dans le règlement intérieur. Ce travail sera présenté lors du CA suivant celui du 5/2.
Banque
Suite publication au Journal Officiel, Gilles va ouvrir un compte demain au Crédit Agricole.
è MHR explique la situation financière du CLD tout en montrant que le bureau maîtrise assez bien cette situation difficile au CA du 5 février. Elle présente à cette occasion le Plan de Trésorerie 2008.
SECRETARIAT DE L’ASSOCIATION
Définition : faire appliquer la loi par rapport à la tenue des réunions : réunir l’ordre du jour, fixer les dates de réunions, contrôler l’établissement d’un compte-rendu et le viser.
Luc accepte cette charge.
Décision :
- les convocations aux CA se feront par mail (pour les personnes n’en ayant pas, désignation d’un ‘parrain’ qui lui passera les infos sur papier)
- les convocations aux AG se feront par courrier.
- Comptes-rendus : Luc réfléchit à un canevas pour les comptes-rendus
Info : un blog ‘interne’ est en cours de création, y figureront entre autres les différents comptes-rendus.
è Luc fait un point sur le secrétariat en CA du 5 février
GROUPES THEMATIQUES
Rôle et statut pas clairs.
Suite enquête auprès des référents Groupes, Jip voit Alain pour utilisation de la synthèse pour mener le débat au prochain CA. Ce débat doit aboutir à une réponse pour chacune des questions qui se posent sur les objectifs, le cadre…des groupes thématiques.
è Action : Jip lors du CA du 5 février
COMMISSION D’AVIS ET COMMISSIONS CCD
La CCD souhaite réduire les délais entre le dépôt des dossiers de demande de financement CULTURE et le lancement du dossier pour financement. Luc a demandé que l’avis du CLD soit donné avancer de lancer le financement des dossiers.
La fonction et la place de la commission d’avis, pour les dossiers culture et les autres, devra être reprécisée au CA du 5.02.08 (à prévoir au moment de l’intervention de Luc sur les commissions CCD)
Présence du CLD aux commissions CCD : faire un point pour indiquer ce que cela nous apporte d’y participer et ce que le CLD apporte à ces commissions.
Les membres du CLD qui représentent le CLD dans diverses commissions techniques de la CCD exploiteront leur connaissance acquise dans les réunions de ces commissions pour informer les autres membres du CLD pendant les réunions de la Commission d’avis sur des projets les concernant.
è ‘Lucky’ Luc va préparer une petite étude de cas (le sien !) sur « Comment représenter le CLD dans une commission technique de la CCD » qu’il présentera à la prochaine réunion du CA le 5/2/08.
Décision : chaque CA démarrera par 10 minutes de synthèse rapide des points à connaître suite tenue d’une ou plusieurs réunions d’autres institutions auxquelles le CLD a participé.
COMMUNICATION DANS LE CLD
Ce point concerne l’organisation de la circulation de l’information en interne et parler de ce qu’on fait à l’extérieur.
Interne : blog en cours
Externe : distribution de l’info par la presse (Claude V. et Gilles)
L’info et la communication sont importantes d’où le besoin de dégager du temps à Gilles pour cela. Mais Gilles a également besoin qu’on lui remonte les infos (dates et comptes-rendus) suffisamment à temps à action : Tous
è Luc évoque ce point au CA du 5 février en restant sur l’idée de distribution de l’info.
Le problème de la communication (quoi, quelle forme, quelle image, quels interlocuteurs etc..) sera à traiter ensuite par le Groupe thématique communication que Luc relance par une proposition de stratégie.
(idée d’un journal CLD ?). Le Groupe Communication présentera l’avancée de son travail lors du CA suivant celui du 5/02.
ROLE DU COORDINATEUR
Point non traité vu l’heure tardive.
Est mis à l’ordre du jour comme point unique du prochain bureau –vendredi 8 février à 16h30 chez Jip.
Objectif proposé par Gilles : ne plus faire ce que Gilles suggère mais que Gilles fasse ce qu’on lui demande de faire.
è Point à aborder pour explication au CA du 5 février par Qui ? Jean-Jacques ?
CTEF
è Demander en CA qui souhaiterait participer à cette commission. Qui ? Jean-Jacques ?

Marie-Hélène RAGOIS 29 Janvier 2008